Verifikasi Wajah AHU: Atur Akses Notaris dan Staf

AHU menjelaskan pada 21 September 2026 bahwa pembaruan akun notaris menggunakan verifikasi wajah agar layanan diakses notaris yang bersangkutan, bukan staf, anak, atau pihak lain. Bagi kantor, implikasinya praktis: persiapan dokumen dapat dibagi kepada staf, tetapi langkah yang meminta autentikasi pribadi perlu dilakukan oleh notaris sesuai aturan sistem. Sumber: berita resmi AHU tentang transformasi layanan.

Berita itu juga menyebut geotagging sedang disiapkan dan AI untuk pemeriksaan data layanan masih dikembangkan. Keterangan tersebut bukan bukti bahwa geotagging menjadi kewajiban nasional yang berlaku, atau bahwa AI mengambil alih penilaian notaris. Artikel ini membahas pengaturan kerja kantor; langkah antarmuka aktual perlu diperiksa langsung melalui kanal resmi AHU.

Pisahkan persiapan berkas dari autentikasi

Staf dapat membantu mengumpulkan dokumen, memeriksa kelengkapan administratif, memberi nama file secara konsisten, dan menyiapkan ringkasan permohonan. Buat batas tugas yang jelas: siapa yang memeriksa, siapa yang menyiapkan, siapa yang menyetujui, dan siapa yang melakukan langkah autentikasi. Beri status terpisah pada pekerjaan yang menunggu tindakan notaris.

Jangan menyimpan foto wajah atau salinan data autentikasi di folder kerja bersama hanya untuk memudahkan proses. Ikuti instruksi sistem dan kebijakan keamanan kantor. Jika proses verifikasi gagal, catat pesan kesalahan dan waktu kejadian; cari bantuan dari kanal layanan AHU, bukan dengan meminjam akun kolega.

Rancang alur akses yang aman

Sediakan jadwal singkat untuk tindakan yang memerlukan kehadiran atau perangkat notaris. Sebelum sesi dimulai, staf menyiapkan daftar permohonan yang menunggu, dokumen rujukan, dan pertanyaan yang perlu dijawab. Notaris dapat memeriksa setiap pekerjaan lalu menjalankan langkah autentikasi sendiri ketika diperlukan.

Hindari mengirim kata sandi, kode sekali pakai, atau tautan pemulihan melalui grup umum. Gunakan pengelola kredensial yang disetujui kantor bila diperlukan dan batasi akses berdasarkan tugas. Jika akun harus diperbarui, catat siapa yang bertanggung jawab dan tanggal tindak lanjut, bukan kredensialnya.

Catat kendala tanpa mengumpulkan data berlebihan

Buat log insiden minimum: tanggal dan waktu, jenis proses, pesan yang muncul, peramban atau perangkat jika relevan, dan nomor tiket bantuan jika tersedia. Jangan menyalin informasi identitas lengkap ke log umum. Tujuannya adalah membantu pelacakan, bukan membangun salinan basis data pribadi.

Jika sistem resmi menetapkan langkah tambahan atau perubahan prosedur, simpan rujukan dan tanggal pembaruannya. Keterangan berita pada 21 September menjelaskan arah perubahan layanan, tetapi tidak menggantikan petunjuk login yang tampil pada akun. Pastikan notaris membaca pengumuman terbaru sebelum menjadwalkan permohonan yang bergantung pada proses baru.

Contoh pembagian kerja fiktif

Di Kantor Notaris Rembulan, contoh rekaan, staf menyiapkan tiga permohonan dan memberi tanda dokumen mana yang telah diperiksa. Notaris meninjau ringkasan, menjawab pertanyaan yang belum jelas, lalu menyelesaikan sendiri langkah akses yang memerlukan verifikasi wajah. Setelah selesai, staf mencatat status layanan dan menyimpan bukti permohonan sesuai kebijakan retensi kantor. Tidak ada kredensial yang dibagikan dan tidak ada klaim bahwa layanan pasti selesai pada hari yang sama.

Perbarui prosedur kantor setelah ada petunjuk resmi baru: tulis tanggal mulai penerapan, siapa yang harus melakukan autentikasi, dan cara menghubungi dukungan jika akses gagal. Hindari mengubah setiap berita teknologi menjadi kewajiban kerja sebelum aturan atau instruksi sistemnya tersedia. Jika notaris sedang tidak dapat menyelesaikan autentikasi, beri tahu pemohon bahwa status masih tertunda dan tawarkan jadwal tindak lanjut yang realistis.

Checklist untuk prosedur kantor

• Tentukan tindakan mana yang dapat disiapkan staf dan mana yang memerlukan notaris.
• Atur giliran autentikasi agar pekerjaan tidak menumpuk.
• Jangan berbagi kata sandi atau kode autentikasi.
• Simpan bukti status tanpa memasukkan data pribadi yang tidak perlu.
• Gunakan hanya panduan dan kanal dukungan resmi yang terkini.
• Tandai geotagging sebagai rencana sampai AHU menerbitkan ketentuan operasional yang berlaku.
• Jangan menyebut AI AHU sebagai fitur yang sudah berlaku umum tanpa pengumuman layanan.

FAQ

Apakah staf dilarang membantu semua pekerjaan AHU? Pengumuman yang dirujuk menekankan bahwa pembaruan akun dengan verifikasi wajah dilakukan oleh notaris sendiri. Pembagian persiapan internal tetap harus mengikuti aturan sistem dan kewenangan yang berlaku.

Apakah geotagging sudah diwajibkan? Berita AHU menyebutnya sedang disiapkan. Periksa pengumuman resmi sebelum membuat prosedur sebagai kewajiban.

Apakah AI AHU sudah memeriksa semua permohonan? Berita tersebut menyebut pengembangan AI, bukan penerapan universal.

Sumber dan bacaan terkait

Sumber: AHU, 21 September 2026. Lihat juga PMPJ notaris 2026, masalah arsip tradisional kantor notaris, dan paket NotarisApp. NotarisApp membantu administrasi internal, bukan untuk login AHU atau verifikasi identitas.