AI untuk Kantor Notaris: Verifikasi Draf dan Data Klien

AI dapat membantu menyusun daftar pertanyaan, merapikan catatan umum, atau menemukan bagian draf yang perlu diperiksa. Namun, memasukkan akta, identitas, struktur kepemilikan, dan keterangan rahasia pengguna jasa ke layanan AI tanpa kendali berisiko membuka data kepada pihak yang tidak semestinya. Mulai dari tujuan kerja yang sempit dan jangan biarkan keluaran model menggantikan pemeriksaan notaris.

AHU menyebut pada 21 September 2026 bahwa teknologi AI untuk pemeriksaan data layanan badan hukum masih dikembangkan. Pengumuman itu merujuk pada pekerjaan AHU sendiri, bukan izin umum atau fitur yang telah tersedia bagi setiap kantor notaris. Sumber: berita AHU.

Notaris juga terikat kewajiban merahasiakan isi akta dan keterangan yang diperoleh untuk membuatnya, kecuali undang-undang menentukan lain (UU 30/2004 Pasal 16 ayat (1) huruf f). Pemrosesan data pribadi perlu mempertimbangkan UU Pelindungan Data Pribadi. Lihat UU 30/2004 dan UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Pilih tugas yang tidak memerlukan data klien

Mulai dari bahan generik yang tidak memuat identitas atau rahasia, misalnya membuat struktur agenda rapat, daftar pertanyaan untuk wawancara internal, atau format tabel pencatatan. Hapus nama, nomor identitas, tanda tangan, rincian transaksi, dan informasi yang dapat mengidentifikasi pihak sebelum memasukkan materi ke alat apa pun. Penghilangan nama saja belum tentu menghapus seluruh risiko identifikasi.

Jika pekerjaan memang memerlukan dokumen klien, jangan mengirimnya ke layanan AI eksternal sebelum kantor menilai dasar pemrosesan, perjanjian, pengaturan retensi, lokasi pemrosesan, akses staf, serta kebijakan yang berlaku. Jangan menganggap tombol “hapus riwayat” berarti data tidak pernah diproses atau disimpan.

Gunakan AI untuk menyusun pertanyaan, bukan kesimpulan

Minta alat menandai kolom kosong, istilah yang belum konsisten, tanggal yang berbeda, atau pertanyaan yang perlu ditanyakan kepada klien. Jangan meminta model menyatakan identitas pasti, menentukan pemilik manfaat, memutuskan bahwa transaksi mencurigakan, memberi kepastian keabsahan, atau menyetujui isi akta.

Keluaran AI adalah bahan kerja. Staf perlu memeriksa sumber primer, mencatat apa yang diverifikasi, dan menandai saran yang belum terbukti. Notaris tetap melakukan penilaian atas berkas sesuai kewenangannya. Hindari menyimpan keluaran tanpa penanggung jawab atau tanpa menunjukkan sumber dokumen yang dipakai.

Terapkan pemeriksaan sumber dan versi

Bila AI merangkum aturan, buka peraturan resmi dan cocokkan nomor pasal, tanggal, status, serta konteks. Model dapat mencampur versi atau mengarang kutipan. Simpan tautan dan tanggal pemeriksaan, bukan hanya hasil ringkasan. Jika sumber resmi belum tersedia atau teksnya belum dibaca, tulis “belum diverifikasi” dan jangan meneruskannya sebagai fakta hukum.

Untuk pencocokan data, buat daftar perbedaan dengan rujukan ke halaman atau dokumen asal. AI boleh membantu menunjuk bagian yang tampak tidak seragam, tetapi manusia memeriksa dokumen sebenarnya sebelum mengoreksi.

Contoh penggunaan fiktif yang lebih terkendali

Sebuah kantor rekaan ingin membandingkan tiga versi templat surat internal. Mereka menggunakan alat lokal dengan teks generik yang tidak mengandung nama atau fakta klien untuk menemukan judul yang berbeda. Staf kemudian membuka setiap berkas, mengecek versi secara langsung, dan meminta notaris menyetujui perubahan. Tidak ada dokumen klien yang diunggah dan tidak ada hasil AI yang dikirim ke pihak luar.

Kebijakan minimum sebelum dipakai

• Tetapkan tugas yang boleh dibantu AI dan data yang dilarang dimasukkan.
• Gunakan hanya layanan yang telah disetujui kantor untuk jenis data itu.
• Catat sumber dokumen serta siapa yang memeriksa keluaran.
• Verifikasi pasal, angka, nama, tanggal, dan kutipan pada sumber resmi.
• Minta persetujuan manusia sebelum draf masuk proses resmi.
• Batasi retensi hasil dan akses staf.
• Hentikan penggunaan jika data atau tujuan pemrosesan tidak jelas.

FAQ

Apakah AHU sudah meluncurkan AI untuk semua layanan notaris? Berita yang diperiksa menyebut AI sedang dikembangkan untuk pemeriksaan data layanan; tidak ada klaim peluncuran menyeluruh.

Bolehkah menempelkan akta ke chatbot publik? Jangan melakukannya tanpa penilaian kerahasiaan, dasar pemrosesan, dan kebijakan kantor yang sesuai.

Apakah hasil AI dapat dianggap verifikasi hukum? Tidak. Hasil perlu dibuktikan dari dokumen dan sumber resmi serta ditinjau notaris.

Referensi dan bacaan terkait

Baca UU Jabatan Notaris 30/2004, UU Pelindungan Data Pribadi 27/2022, dan keterangan AHU 21 September. Untuk proses kantor, lihat PMPJ notaris 2026 dan paket NotarisApp. NotarisApp adalah alat administrasi dan bukan integrasi AI AHU atau jaminan kepatuhan.